Un outil de gestion commerciale de facturation, suivi des paiement, suivi des relances, lettres d'accompagnement dans la langue du client, échéancier, CA par mois / trimestre / année pour la Société, commissionnement des agents commerciaux, édition de documents sous Excel.

Au départ, le service Assistance de Vialtis travaille avec une base de données Access d'un autre service. Il s'aperçoit qu'il a besoin d'adapter cette base, pour son usage.
Il s'agit alors Interface Access

  • de restructurer la base elle-même.
  • d'ajouter et/ou modifier des fonctions.
  • d'avoir une vue d'ensemble.
  • de pouvoir facturer, suivre les paiements et les échéances.
  • de faire une interface avec la comptabilité générale en SAGE.
  • de générer des fichiers Excel, plus faciles à envoyer.

LA METHODE :
Dominique Degoy reçoit un état des lieux, consistant en un tableau de la situation actuelle, et l'évolution souhaitée.
Ce n'est qu'un shéma, séparé par thèmes. Rapidement, les implications de l'un à l'autre thème sont apparues, et des besoins latents non formulés sont devenus évidents.
L'analyse et la synthèse de DialEcrans se sont avérés indispensables

  1. Amélioration de l'existant 
    • Ajouter des champs de saisie : langue, pourcentage de remise, tarif
    • Faire des recherches plus rapides
    • Editer une lettre d'accompagnement
    • Exportation sur Excel
    • Traquer les bugs
    • demande de confirmation dès qu'il y a modification de la Base
    • vérification des champs critiques
  2. Création
    • Module Services (amendes) :
      Ecran de pré-choix, avec les informations venant des différentes tables de la Base, qui fera automatiquement la mise en page de la facture avec le dernier numéro de la Base, édition simultanée d'une lettre d'accompagnement en fonction de la langue, enregistrement dans la Base pour comptabilité et réédition, et mise à jour du dernier numéro de facture. Gestion des impayés.
    • Module Crédit : Automatisation de la gestion de la limite de garantie.
    • Module Comptabilité : Eviter de re-saisir plusieurs fois les mêmes chiffres, gestion des comptes clients en général, globale et individuelle.
    • Module Agent : Ecran de pré-choix simplifiant les éditions de factures, avec une synthèse du total et une récapitulation. Service Assistance
    • Module Organisme de crédit : envoi automatisé d'un fax ou d'un mail pour des changements dans les contrats.

LES PROGRAMMES
Une partie strictement base de données est développée directement en VBA sur Access.
Une partie vue d'ensemble et synthèse des tables, est développée en VB et requêtes SQL sur Access.

Le programme était actualisé en permanence et la maintenance assurée par DialEcrans


 

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